'Leren van fouten bij eerdere ICT-projecten'

Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid

‘Tijd vrij maken voor leren van elkaar en van fouten’

De behoefte aan digitalisering binnen overheidsdiensten groeit. Ook staat informatiehuishouding hoger op de agenda, sinds de toeslagenaffaire. De Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO) in Den Haag helpt organisaties met trainingen en opleidingen op maat. Manager Ronald van den Hoogen: ‘Als overheden meer aandacht geven aan het leren van de lessen van anderen, volgen vanzelf meer succesvolle ICT-projecten. Daarvoor is soms een cultuuromslag nodig.’

Door Andrea van Dael, Werkend NL, 2022

Burgers zijn steeds veeleisender aangaande de dienstverlening van overheden. Van den Hoogen: ‘Zij verwachten meer dat alles digitaal kan. En dat de data waarop overheden zich baseren, kloppen. De lat ligt hoog. Kernthema voor organisaties is de menselijke maat in hun digitalisering.’ Sinds de toeslagenaffaire staat ook zorgvuldige informatiehuishouding hoger op de agenda van organisaties. Zodat juiste informatie op goede momenten naar de Kamer kan. Van den Hoogen: ‘Op dit moment is er veel vraag naar datagedreven leren werken.’

RADIO dat sinds 2017 bestaat, biedt scholing aan bijna alle organisaties binnen de overheid. Op locatie in Den Haag; bij de organisaties zelf of online. Jaarlijks volgen alle twaalf departementen een van de webinars of e-learningtrajecten van RADIO. De organisaties met eigen Leer- en ontwikkelcentra, zoals Defensie en de Belastingdienst, trekken minder aan de bel.

Wat staat er momenteel op de cursus-agenda van RADIO? ‘Digitale transitie voor beleidsmedewerkers’; ‘Informatievoorziening voor bestuurders in de rechtspraak’; ‘Kennis van gebruik van IT in de gebouwen van het Rijksvastgoedbedrijf’; ‘De impact van artificiële intelligentie op het werk voor het ministerie van Justitie en Veiligheid’. Van den Hoogen: ‘Vraaggericht aanbod. Organisaties benaderen ons en wij maken trainingen op maat met docenten uit ons netwerk.’ Sinds het aantreden in 2020 van Van den Hoogen als manager, bedient RADIO alle doelgroepen: topambtenaren, projectleiders, adviseurs en ondersteuners. De aanvankelijke doelgroep: beleidsmakers, vormt nog steeds de grootste doelgroep.

Leren van en met elkaar staat centraal, niet trainingen voor een individu. Van den Hoogen: ‘We laten vooral mensen in teamverband samen opleidingstrajecten volgen, ook met andere organisaties. Collega’s gaan elkaar beter begrijpen, met dit aanbod onderscheidt RADIO zich.’

Mislukte ICT-projecten

Het imago van de overheid is niet best rondom ICT-projecten. Mislukte ICT-projecten prijken vaak in de krant (zie onderaan het artikel voorbeelden). Welke rol neemt RADIO in met betrekking tot ICT-projecten? Allereerst vormt de website van RADIO een voorlichtend platform met informatielinks. Er staat een specifieke handleiding voor ambtenaren die een business case voor een ICT-project opstellen of beoordelen. En een ‘Werkwijzer’ voor een realistische inschatting van de baten. Van den Hoogen: ‘Verschillende organisaties binnen de Rijksoverheid kunnen verder helpen bij het goed organiseren en uitvoeren van ICT-projecten. Collega’s waar je veel van kunt leren. De professionals van I-Interim Rijk, van de ICTU, de Rijksconsultants of de techconsultants van het Rijks ICT Gilde.’

RADIO stimuleert daarnaast dat Bureau Gateway bij de ontwikkeling van een ICT-project wordt betrokken. Van den Hoogen: ‘Dat biedt hulp bij verandertrajecten met IT-componenten. Mensen op leidinggevende niveaus gaan drie dagen mensen interviewen die zijn aangesloten bij het project. En dat leidt tot reviews. Er zijn vierhonderd collega-ambtenaren aangesloten die collega’s kunnen helpen.’

RADIO zelf heeft een trainingsaanbod om te leren van de uitvoering van ICT-projecten door andere organisaties. Van den Hoogen: ‘Ik geloof in de kracht van leren van de lessen van anderen bij mislukkingen, daar is nog veel te halen. En bij successen. Als de overheid zich lerend opstelt, volgen vanzelf succesvolle IT-projecten.’ Daarvoor is volgens hem soms een cultuuromslag nodig. ‘Er zijn bevlogen mensen, maar er is vaak te weinig tijd. Die moet worden vrij gemaakt voor meer leren van elkaar, meer samenwerken over de grenzen van de eigen organisatie heen, een betere opdrachtgever zijn. We moeten erkennen dat we het ook niet altijd precies weten, dat de wereld niet altijd zo maakbaar is als we hopen.’

RADIO biedt ook jarenlange leertrajecten rondom ICT-projecten. Bijvoorbeeld voor een groep topambtenaren. Van den Hoogen: ‘Hoe meer intensieve trajecten voor innovatie, hoe beter. Er is dan tijd voor risico-management en een goede voorbereiding naar de toekomst toe.’

RADIO geeft in zijn scholing ook aandacht aan aanbevelingen uit het rapport van de Tijdelijke Commissie ICT-projecten uit 2014. De RADIO-manager benadrukt dat er ook heel veel ICT-projecten goed gaan, maar die halen de krant niet. ‘Die tonen wij via podcasts op onze website.’

Marijn Janssen, Hoogleraar ICT & Governance aan de TU Delft, vindt opleiding in management ICT-projecten van belang. ‘Risico’s voor grote ICT-projecten binnen de overheid zijn er legio. De klassieke fouten bestrijken de domeinen recht, bestuur en project-management tot technologie. Deze zijn wetenschappelijk bekend en toch worden de fouten steeds weer gemaakt. Ambtenaren moeten een multidisciplinaire kennis hebben voor aansturing van een ICT-project, onder meer ICT-kennis zelf. Daarvoor is een leertraject van jaren nodig. Mooi dat RADIO een rol hierin neemt en ook bewust is welke fouten er zijn gemaakt. Overigens gaan er bij het bedrijfsleven net zo goed veel ICT-projecten fout.'

Janssen vervolgt: 'Bij management van een ICT-project moet je ontwikkelen en innoveren tegelijk; dat is het lastige. Dat is anders dan als je bij wijze van spreken een huis bouwt. Overheden laten zich verleiden om een project steeds groter te maken en te veel in een keer willen. Begin eens met een investering van een paar duizend euro...'

Het adviescollege ICT toetsing kan zeker een bijdrage leveren aan preventie van fouten, aldus de hoogleraar. 'Alleen het aantal experts daarvoor is beperkt ten opzichte van het aantal ICT-projecten. Daarom is een opleiding in management van ICT-projecten zo belangrijk. Ik zie kansen in jarenlange opleidingstrajecten bij organisaties voor afgestudeerden met technische kennis, zoals de Belastingdienst ook doet. En naast opleiden, vraagt ook het binnenhouden van mensen met ervaring en kennis aandacht.'

<blok 1> Best practice: apps van Belastingdienst

Het Mobile Competence Centre van de Belastingdienst werkte mee aan allerlei goed werkende apps voor miljoenen gebruikers. Bijvoorbeeld aan de app Aangifte inkomstenbelasting. Maar ook aan de Reisapp van het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Douane. En het centrum bouwde mee aan het DigiD. De manier waarop de digitale aangifte in Nederland is geregeld, is een voorbeeld  in de wereld.

Hoor de podcasts op de website van RADIO voor meer best practices:

https://www.it-academieoverheid.nl/onderwerpen/p/podcasts

<blok 2> Mislukt ICT-project overheid: elektronisch patiëntendossier

Een van de bekendste ICT-mislukkingen bij de overheid: de ontwikkeling van het Elektronisch Patiënten Dossier. Er waren veel partijen bij de ontwikkeling betrokken, met uiteenlopende invalshoeken, belangen en opvattingen. ‘De betrokkenen hadden onder regie van het ministerie geen duidelijk beeld over wat het EPD precies zou moeten doen’, zo stelden onderzoekers achteraf. Er ontstonden daardoor allerlei varianten van elektronische patiëntendossiers. Mislukking van projecten als het Elektronisch Patiënten Dossier en C2000, het communicatiesysteem voor hulpdiensten, leidden in 2014 tot een parlementair onderzoek. Conclusies: de Rijksoverheid had haar business-projecten niet onder controle en ambities lagen te hoog.

<blok 3> Recent mislukt ICT-project: IT-systeem voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd

Een nieuw IT-systeem voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd is begin dit jaar naar de prullenbak verwezen. Kosten: 35 miljoen. Het systeem was voor gebruikers te ingewikkeld gebouwd, schreef de nieuwe minister van Volksgezondheid Ernst Kuipers in januari aan de Tweede Kamer. Ook ontbraken belangrijke functionaliteiten. DICTU, de ICT-dienstverlener van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, ging ermee aan de slag. Deze overheidsdienst wilde een breder IT-systeem bouwen, tegelijk ook bruikbaar voor andere inspectiediensten. Het systeem sloot echter slecht aan bij de dagelijkse werkpraktijk. Onderzoeken van de inspectie moesten veel te gedetailleerd worden ingevuld. Het was ook ingewikkeld om fouten te herstellen. En dat terwijl het juist was bedoeld voor vereenvoudiging van werkprocessen binnen de inspectiedienst.

 

 

Terug naar vorige pagina